Ordnung ist das halbe Leben – diesen Spruch kennen viele, und das nicht nur aus Schultagen. Was für einige nur eine Phrase ist, ist in Wahrheit mehr: Es handelt sich um ein System, mit dem die wichtigste Grundlage für strukturiertes Arbeiten geschaffen wird. Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt im Vergleich zu einem chaotischen für bessere Leistung – so viel steht fest. In der EDV und am virtuellen Arbeitsplatz gelten die gleichen Spielregeln. Verwaltungssysteme bieten Struktur und stellen auf diese Art die Ordnung her. Fehlen sie, nimmt das digitale Chaos seinen Lauf.

Der Digitalverband Bitkom[1] hat es in einer Studie belegt: Heute nutzt fast jeder zweite Mitarbeiter die EDV, Tendenz weiter steigend. Die Herausforderung durch die digitale Welt nimmt daher zu. An dieser Stelle sind sich Experten einig: Verwaltungssysteme sind in der Lage, durch ihre Ordnung gebende Struktur die Effizienz zu steigern. Für die integrierten Prozesse gilt das Gleiche: Sie sollen schlank und effizient sein. Es ist so wie bei dem aufgeräumten Arbeitsplatz: Alles ist klar zu erkennen und leicht zu leben. Angenommen, jeder Mitarbeiter verschwendet an jedem Arbeitstag rund 15 Minuten mit der Suche nach den richtigen Dokumenten. Bei einem angenommenen Stundenlohn von 50 Euro summiert sich die Suche damit innerhalb eines Arbeitsjahres schon bei einem einzigen Arbeitnehmer auf rund 2.500 Euro, die deutlich sinnvoller investiert werden könnten. Hinzu kommt, dass schon kurze Ablenkungen und Konzentrationspausen von weniger als fünf Sekunden die Wahrscheinlichkeit verdreifachen, beim Fortführen der Arbeit Fehler zu begehen. Außerdem dauert es nach jeder Arbeitsunterbrechung durchschnittlich etwa 20 Minuten, bis man wieder mit voller Konzentration seine Arbeit hineingefunden hat, wie eine Studie der Michigan State University[2] belegt. Wer Ordnung ins Büro-Chaos bringt, steigert also sowohl Konzentration als auch Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz.

Ordner, Textdokumente, Fotos, Screenshots: Wer es sich vermeintlich einfach machen will, speichert alles durcheinander auf dem Desktop. Dieses virtuelle Ablagesystem geht schnell und spart auf den ersten Blick Zeit. Oder etwa nicht? Der Rattenschwanz, der diesem Vorgehen anhängt, offenbart sich in den meisten Fällen erst, wenn man nach einer bestimmten Datei sucht. Wenn es dabei auch noch schnell gehen muss, gehen die Probleme richtig los. Um eine Datei zu finden, wird dann rasch die Suchfunktion bemüht. Die aber fördert beim typischen „PC-Messie“ nicht selten fünf oder sechs Dokumente zu Tage: xy_endversion, xy_endversion1, xy_final1, xy_final2_, xy_final3 und xy_final4. Dabei wird einfach viel zu viel aufgehoben und nicht der Mut aufgebracht, Dateien auch mal zu entsorgen. Anfangs sind die Müllberge noch klein – und auch die Probleme, die mit der Unordnung einhergehen. Je mehr Müll sich im Laufe der Zeit ansammelt, desto größer werden aber auch die damit verbundenen Probleme. „Wenn mir jemand sagt, dass er ein großes Problem hat, dann ist diese Person selbst schuld, denn jedes große Problem war ursprünglich mal klein“, hat Wolfgang Grupp, Geschäftsführer des Textilunternehmens Trigema, mal sehr treffend formuliert.

Computer-Messies kennen es: Lässt sich die gewünschte Datei im Datenchaos auf dem Rechner nicht mehr finden, wird kurzerhand im E-Mail-Postfach nach dem gesuchten Dokument geschaut – schließlich hatte man das doch letztens zur Durchsicht an einen Kollegen geschickt, oder nicht? Dies aber führt ebenfalls nicht zum gewünschten Ergebnis, denn hier stapeln sich nicht selten mehrere Tausend E-Mails. Wer hier nicht regelmäßig für Ordnung sorgt, ist heillos verloren. Experten empfehlen, einmal pro Woche rigoros aufzuräumen: Wichtige E-Mails werden archiviert, unwichtige oder nicht ehr aktuelle gelöscht. Eine entsprechende Erinnerung im Kalender sorgt dafür, dass die wöchentliche Aufräumaktion nicht in Vergessenheit gerät. Kalendereinträge strukturieren Aufgaben sehr gut – und sind sie dachen erstmal „aus dem Hirn“ kann man sich mit voller Power anderen Aufgaben widmen.

Auch heute noch werden Dateien zudem gern und häufig über die klassischen Ordnerstrukturen gespeichert, die als Windows-Laufwerk eingehängt sind. Diese habe zwar ebenfalls eine Suchfunktion, allerdings wird die erfahrungsgemäß nur recht selten genutzt. Externe Tools, die eine gewisse Struktur vorgeben, sind oftmals die bessere Wahl. Wissensdatenbanken oder sogenannte Wikis etwa sind browserbasiert. Ordner und Dokumente können dort übersichtlich und zentral für alle, die darauf zugreifen müssen, abgelegt werden. Änderungen, die einzelne User an den Dateien vornehmen, werden hier in Echtzeit aktualisiert. Zusätzlich gibt es gute Features, die das Arbeiten damit erleichtern. Für diese und andere Hilfsmittel wird plattfomunabhängig ein Internet-Browser wie Chrome, Firefox o.ä. verwendet. Auch IT-Legastheniker haben hier die geringsten Berührungsängste und kommen gut damit zurecht.

Neben aktuellen Ablagesystemen braucht es aber auch moderne Prozesse im Hintergrund – und keine Führungskräfte, die sich entsprechend des Mottos „Das haben wir schon immer so gemacht“ gegen Neuerungen sperren. Heutzutage ist es wichtiger denn je, Dinge, die vor kurzer Zeit noch Status quo waren, in Frage zu stellen. „Wenn ich heute eine andere Ansicht habe als gestern, ist es dann für mich nicht konsequent, meine Richtung zu ändern. Ich bin dann inkonsequent meiner Vergangenheit gegenüber, aber konsequent gegenüber der Wahrheit. Konsequenz besteht darin, dass man der Wahrheit folgt, wie man sie erkennt“, hat schon Mahatma Gandhi gesagt. Werden nicht auch die zugrundeliegenden Prozesse in eine Form gegossen, fehlt es allen an Struktur. So ist es etwa unabdingbar, dass den Abteilungen im Unternehmen klar kommuniziert wird, welche administrativen Aufgaben sie im IT-Bereich haben – und welche eben nicht. IT-Dienstleister haben es immer wieder mit absolut unsinnigen Aufgabenverteilungen zu tun, in denen einzelne Abteilungen als „Durchlauferhitzer“ fungieren, indem sie anderen Abteilungen Informationen zur Verfügung stellen, die sich diese durchaus selbst direkt an der Quelle hätten beschaffen können.

Für Unternehmen ist es heute wichtiger denn je, abteilungsübergreifend eine gewisse Ordnung herzustellen, damit der Laden läuft – das gilt auch und insbesondere für die unternehmenseigene IT. Und das ist Chefsache.

Über den Autor

Oliver Meinecke ist IT-Projektmanager mit dem Schwerpunkt SAP und technische Komponenten. Er gilt als einer der führenden Experten im Umgang mit dem SAP Solution Manager und als Profi rund um die Themen Digitalisierung, IT-Intelligenz, IT-Aktualität, IT-Effizienz, Optimierung der Infrastruktur und Homeoffice. Seine Auftraggeber sind mittelständische Unternehmen und Konzerne, die komplexe, dezentrale Projekte mit internationalen und interkulturell besetzten Projektteams steuern und erfolgreich abschließen möchten. Oliver Meinecke trimmt Strukturen auf maximale Effizienz, indem er Prozesse, Datenbestände und IT-Strukturen radikal vereinfacht und reduziert. Dabei ist er ein herausragender Kommunikator, der IT und Menschen technisch und praktisch verbindet. Sein Ziel: Unternehmen in ihrer IT-Struktur autark, weniger krisenanfällig und selbstbestimmt machen, sie zu IT-Leadership-Exzellenz führen. Sein IT-Wissen gibt Oliver Meinecke regelmäßig in Podcasts, Whitepapern und Fachpublikationen weiter.

Weitere Informationen unter www.sowacon.de.

 

[1] https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Jeder-zweite-Mitarbeiter-sitzt-am-Computer.html
[2] https://psycnet.apa.org/record/2013-00033-001