Tipps für strukturiertes Arbeiten

Traditionell starten viele Menschen mit guten Vorsätzen ins neue Jahr. Oft zählt auch die Absicht dazu, sich am Arbeitsplatz besser zu organisieren. Überquellende Posteingangskörbe und unerledigter Schriftverkehr sollen dann der Vergangenheit angehören – sowohl analog als auch virtuell. Dabei ist strukturiertes Arbeiten kein Hexenwerk, wenn man es richtig anpackt. Wie man mit wenig Aufwand besser organisiert durchs neue Arbeitsjahr kommt, zeigen diese praktischen Tipps.

Struktur in den Tag bringen

Na klar: Jeder ist in gewissem Maße fremdbestimmt, wenn es darum geht, seinen Arbeitstag zu strukturieren. Bei einigen gibt der Chef den groben Rahmen vor, bei anderen geben die Kunden den Ton an. Und doch gibt es überall auch persönlichen Handlungsspielraum, der unbedingt genutzt werden sollte. Hier empfiehlt es sich, Prioritäten zu setzen: Erledigen Sie die schwierigsten oder unangenehmste Dinge immer zuerst, denn diese Aufgaben sind es, die Ihrer Produktivität am meisten schaden. Sind diese Sachen abgehakt, fällt der Rest vergleichsweise leicht.

Unangenehme Arbeiten aufzuschieben, hat fatale Folgen für Wohlbefinden, Konzentration und Effektivität. Dabei haben unliebsame Aufgaben nicht selten einen gemeinsamen Nenner: Angst. Vielleicht ist es nicht Ihr Themengebiet oder Sie sind schon in der Vergangenheit mit solchen Themen betraut worden und böse auf die Nase gefallen. Vielleicht ist es aber auch der Gesprächspartner, den Sie nicht mögen, oder es sind seine Anforderungen, die Sie nur schwer umsetzen können. Vielleicht gefallen Ihnen oder besonders Ihrem Gesprächspartner auch der Prozess oder die Rahmenbedingungen nicht, die in diesem Zusammenhang eingehalten werden sollen. Wenn das so ist, ziehen Sie sich selbst raus aus der unangenehmen Lage, indem Sie die Vogelperspektive einnehmen und die Situation auf diese Weise durch eine andere Brille betrachten. Dies ermöglicht es Ihnen nicht nur, die Sache differenzierter zu betrachten, sondern auch, dem Gesprächspartner die Rahmenbedingungen besser näherzubringen und – falls diese verbesserungswürdig sind – gemeinsam daran zu arbeiten. Ein zusätzlicher positiver Effekt: Sie gestalten auf diese Weise aktiv Strukturen mit, werden gewissermaßen ein Teil davon und identifizieren sich besser damit. Das wiederum wirkt sich extrem positiv auf Ihre Glaubwürdigkeit aus.

Digitale Helfer

Warum es sich schwer machen, wenn es auch einfach geht? Es gibt inzwischen eine ganze Fülle neuer digitaler Tools, die den Arbeitsalltag im Büro erleichtern. Egal, ob smarter Kalender, interaktives Präsentationsprogramm oder innovatives Organisationstool: Hier lohnt es sich, ein wenig Zeit in die Recherche dahingehend zu investieren, welches Programm am besten zu den persönlichen Anforderungen passt. Einmal eingerichtet, sorgen solche Tools für mehr Struktur und einen besseren Workflow.

Bei den digitalen Helfern gibt es allerdings einiges zu beachten. Erst einmal sollten Sie sich auf diejenigen Tools konzentrieren, die in Ihrem Unternehmen ohnehin angeboten werden und somit Teil der Standard-Produktpalette sind. Dies birgt den Vorteil, dass andere Kollegen die Tools ebenfalls nutzen, was nicht nur einen regen Gedankenaustausch fördert, sondern auch dazu beiträgt, die vorhandene Expertise zu nutzen und weiter auszubauen.
Bei der Nutzung gängiger Tools, die nicht Bestandteil der hauseigenen Produktpalette sind, gibt es ebenfalls einiges zu beachten. So ist es etwa wichtig, dass die (Sicherheits-)Regeln eingehalten werden, die seitens der IT-Abteilung aufgestellt worden sind. Sollten Sie auf einen digitalen Helfer stoßen, der wirklich nützlich ist – vielleicht sogar für das gesamte Unternehmen – sollten Sie sich nicht scheuen, der hauseigenen IT einen Vorschlag diesbezüglich zu unterbreiten. Grundsätzlich gilt aber immer noch die alte Regel: Weniger ist mehr. Nicht selten lässt sich auf diese Weise unter anderem eine doppelte Datenhaltung oder Schnittstellenproblematik zwischen den verschiedenen Tools auf einem niedrigen Niveau halten. Und zu guter Letzt sei gesagt, das regelmäßiges Ausmisten nicht nur von Daten, sondern auch von Apps und Programmen eine gute Wahl ist, den virtuellen Schreibtisch sauber zu halten.

To do or not do do – das ist hier die Frage

Die Vorteile von To-do-Listen sind inzwischen hinreichend bekannt: Die Aufgaben des Tages werden notiert, sortiert, erledigt und abgehakt. Auch dieses bewährte Prinzip lässt sich allerdings mit wenigen Kniffen auf ein noch höheres Level heben – etwa mit der 1-3-5-Regel. Dabei werden eine große, drei mittlere und fünf kleine Aufgaben definiert, die es zu erledigen gilt. Damit haken Sie jeden Tag neun Punkte ab und verhindern, dass ständig ausgerechnet die großen Aufgaben liegen bleiben. Dabei sollten To-dos nur einmal verschoben werden – alles andere führt zu nichts. Wenn Sie merken, dass Sie bei einer Aufgabe nicht vorankommen, machen Sie sich klar, woran das liegt – und fragen Sie im Zweifel nach fachkundiger Hilfe. Ihre Listen sollten Sie immer schon einen Tag im Voraus anlegen und gut sichtbar auf dem Schreibtisch platzieren. Dass der Arbeitsplatz aufgeräumt und gut sortiert sein sollte, damit die Arbeit Spaß macht und man nicht erst nach Unterlagen oder Informationen suchen muss, wenn man etwas braucht, versteht sich an dieser Stelle von selbst.

Wer lästige Zeitfresser ausschalten und sinnvolle Prioritäten setzen will, sollte zudem auch Not-to-do-Listen führen. Diese definieren unter anderem, für was Sie verantwortlich sind – und wofür eben nicht. Insbesondere in Zeiten, in denen viele Prozesse die Arbeitsabläufe fest und starr definieren, dienen solche Listen auch dem Selbstschutz, weil man ansonsten schnell zum Mann oder zur Frau für alle Fälle wird, wenn man es nicht gelernt hat, auch mal „Nein“ zu sagen. Wichtig hierbei ist, konsequent und sachlich zu bleiben. Es wird wie ein Bumerang zu Ihnen zurückkommen, wenn Sie sich eine Begründung „aus den Fingern“ saugen, warum etwas nicht umgesetzt werden soll oder abgelehnt wird. Stattdessen sollten Sie lernen, die wirklich wichtigen Fakten zusammenzutragen, und auf dieser Basis eine freundliche, aber bestimmte Ablehnung zu formulieren.

Über den Autor

Oliver Meinecke ist IT-Projektmanager mit dem Schwerpunkt SAP und technische Komponenten. Er gilt als einer der führenden Experten im Umgang mit dem SAP Solution Manager und als Profi rund um die Themen Digitalisierung, IT-Intelligenz, IT-Aktualität, IT-Effizienz, Optimierung der Infrastruktur und Homeoffice. Seine Auftraggeber sind mittelständische Unternehmen und Konzerne, die komplexe, dezentrale Projekte mit internationalen und interkulturell besetzten Projektteams steuern und erfolgreich abschließen möchten. Oliver Meinecke trimmt Strukturen auf maximale Effizienz, indem er Prozesse, Datenbestände und IT-Strukturen radikal vereinfacht und reduziert. Dabei ist er ein herausragender Kommunikator, der IT und Menschen technisch und praktisch verbindet. Sein Ziel: Unternehmen in ihrer IT-Struktur autark, weniger krisenanfällig und selbstbestimmt machen, sie zu IT-Leadership-Exzellenz führen. Sein IT-Wissen gibt Oliver Meinecke regelmäßig in Podcasts, Whitepapern und Fachpublikationen weiter.

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