Oliver Meinecke ist IT-Projektmanager. Er gilt als einer der führenden Experten rund um die Themen Digitalisierung, IT-Intelligenz, IT-Aktualität, IT-Effizienz, Optimierung der IT-Infrastruktur und Homeoffice.

Die Zukunft wird digital sein. Immer mehr Prozesse werden IT-gestützt oder von Software und KI gesteuert ablaufen – in nahezu allen Branchen. Davon ist der IT-Experte Oliver Meinecke durchaus überzeugt. Allerdings: Es fehle den meisten Unternehmen an den Grundlagen, an Struktur und Logik im Vorgehen. „Da wird gerade viel Unsinn digitalisiert.“ Zudem würden Chancen über- und Gefahren unterschätzt.

Grundlage jedes Digitalisierungsvorhabens sind die Daten. Die aber seien in den meisten Unternehmen eine Katastrophe. Hier müsse zunächst aufgeräumt werden. Dabei sei Reduktion unnötiger Daten der Beginn des Prozesses. Die verbleibenden Daten müssten dann sowohl semantisch als auch syntaktisch aufbereitet und in ein valides System gebracht werden. „Da viele Unternehmen über Jahrzehnte hinweg Datenmüll gesammelt haben, wird das eine große Herausforderung sein. Dieser muss man sich stellen. Ohne brauchbare Daten, keine vernünftigen digitalen Prozesse“, so Meinecke.

Auch bei den unternehmensinternen Prozessen bestehe Nachholbedarf in Sachen Reduktion und Ordnung. „Viele Prozesse sind überaltert, unnötig oder ineffektiv“, ist der IT-Profi überzeugt, der einen Schwerpunkt im Bereich der IT-Effizienz hat. Diese Prozesse würden dann in Einsen und Nullen abgebildet und in die neue digitale Welt übertragen. Es habe aber keinen Sinn, unnötige und letztlich kontraproduktive Prozesse zu digitalisieren. „Auch hier muss zunächst aufgeräumt und optimiert werden“, mahnt Meinecke. „Wer seine Prozesse nicht prüft, optimiert, reduziert und effektiviert, sollte mit Digitalisierung erst gar nicht anfangen. Zunächst müssen die Abläufe stimmen und durchdacht sein. Erst dann hat es Sinn, sie digital abzubilden“, lautet sein klarer Appell.

Ebenso brauche es eine betriebswirtschaftliche Analyse. „Produkte und Serviceleistungen, die ihren Lebenszyklus bald überschritten haben, brauchen nicht mehr unbedingt ein digitales Update.“ Ohne vorheriges Downsizing in allem, ohne Klarheit darüber, was die nächsten Jahre überleben werde und was überhaupt eine Zukunft habe, müsse jede Digitalisierungsstrategie scheitern. „Digitalisieren ist aufwendig und kostet Geld. Deswegen hat es nur Sinn, die Prozesse und Services zu digitalisieren, die auch langfristig ertragreich sind und eine nachvollziehbare Verbesserung bringen. Was nicht performt, muss abgeschafft werden und gehört nicht digitalisiert. Die Dinge werden nicht besser, nur weil sie digital werden. Was nichts taugt, muss entsorgt werden, und zwar vor, nicht während eines Digitalisierungsprozesses“, so Meinecke.

„Die Cloud-Gläubigkeit ist ebenso eine Gefahr“, auch davon ist Meinecke überzeugt. „Viele denken, wenn sie Daten und Prozesse in der Cloud hinterlegen, erhöht sich die Sicherheit und Verantwortung kann abgeben werden.“ Das aber stimme oft nicht. Die Cloud berge auch Gefahren, die nicht zu unterschätzen seien. Vielmehr müsse Daten- und Systemautonomie angestrebt werden, um Prozesse besser individuell steuern zu können. Daten und technische Prozesse abzugeben, sei immer auch ein Risiko. „Zu jeder Digitalisierungsstrategie muss es eine Resilienz- und Risikoanalyse geben. Es gibt viele Prozesse, die nicht in die Cloud gehören und die nicht von Providern erledigt werden sollten“, meint der IT-Profi. Häufig werde falschen Versprechen geglaubt, die dazu führten, dass Chancen maximal überschätzt und schöngerechnet werden, Risiken aber unterschätzt und kleingerechnet. „Nicht jeder Trend ist sinnvoll, schon gar nicht für jeden.“

Meinecke ruft dazu auf, sich zu besinnen, zu reduzieren und zu optimieren bevor man digitalisiert. „Shit in, shit out“, lautet ein bekannter Satz aus dem Projektmanagement. Dieser gelte umso mehr bei technologischen Umbrüchen, wie sie aktuell in nahezu allen Unternehmen ablaufen. Nur wer analog aufräumt, kann auch digital erfolgreich werden. Alles andere verbrenne nur Geld und andere wertvolle Ressourcen. Es brauche, so Meinecke, ein Bewusstsein für eine sinnvolle Digitalisierung. Was es nicht brauche, sei Naivität und Begeisterung für alles, was schön klingt, aber in der Praxis noch keine Erfolge gezeigt hat.

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Struktur in den Tag bringen

Na klar: Jeder ist in gewissem Maße fremdbestimmt, wenn es darum geht, seinen Arbeitstag zu strukturieren. Bei einigen gibt der Chef den groben Rahmen vor, bei anderen geben die Kunden den Ton an. Und doch gibt es überall auch persönlichen Handlungsspielraum, der unbedingt genutzt werden sollte. Hier empfiehlt es sich, Prioritäten zu setzen: Erledigen Sie die schwierigsten oder unangenehmste Dinge immer zuerst, denn diese Aufgaben sind es, die Ihrer Produktivität am meisten schaden. Sind diese Sachen abgehakt, fällt der Rest vergleichsweise leicht.

Unangenehme Arbeiten aufzuschieben, hat fatale Folgen für Wohlbefinden, Konzentration und Effektivität. Dabei haben unliebsame Aufgaben nicht selten einen gemeinsamen Nenner: Angst. Vielleicht ist es nicht Ihr Themengebiet oder Sie sind schon in der Vergangenheit mit solchen Themen betraut worden und böse auf die Nase gefallen. Vielleicht ist es aber auch der Gesprächspartner, den Sie nicht mögen, oder es sind seine Anforderungen, die Sie nur schwer umsetzen können. Vielleicht gefallen Ihnen oder besonders Ihrem Gesprächspartner auch der Prozess oder die Rahmenbedingungen nicht, die in diesem Zusammenhang eingehalten werden sollen. Wenn das so ist, ziehen Sie sich selbst raus aus der unangenehmen Lage, indem Sie die Vogelperspektive einnehmen und die Situation auf diese Weise durch eine andere Brille betrachten. Dies ermöglicht es Ihnen nicht nur, die Sache differenzierter zu betrachten, sondern auch, dem Gesprächspartner die Rahmenbedingungen besser näherzubringen und – falls diese verbesserungswürdig sind – gemeinsam daran zu arbeiten. Ein zusätzlicher positiver Effekt: Sie gestalten auf diese Weise aktiv Strukturen mit, werden gewissermaßen ein Teil davon und identifizieren sich besser damit. Das wiederum wirkt sich extrem positiv auf Ihre Glaubwürdigkeit aus.

Digitale Helfer

Warum es sich schwer machen, wenn es auch einfach geht? Es gibt inzwischen eine ganze Fülle neuer digitaler Tools, die den Arbeitsalltag im Büro erleichtern. Egal, ob smarter Kalender, interaktives Präsentationsprogramm oder innovatives Organisationstool: Hier lohnt es sich, ein wenig Zeit in die Recherche dahingehend zu investieren, welches Programm am besten zu den persönlichen Anforderungen passt. Einmal eingerichtet, sorgen solche Tools für mehr Struktur und einen besseren Workflow.

Bei den digitalen Helfern gibt es allerdings einiges zu beachten. Erst einmal sollten Sie sich auf diejenigen Tools konzentrieren, die in Ihrem Unternehmen ohnehin angeboten werden und somit Teil der Standard-Produktpalette sind. Dies birgt den Vorteil, dass andere Kollegen die Tools ebenfalls nutzen, was nicht nur einen regen Gedankenaustausch fördert, sondern auch dazu beiträgt, die vorhandene Expertise zu nutzen und weiter auszubauen.
Bei der Nutzung gängiger Tools, die nicht Bestandteil der hauseigenen Produktpalette sind, gibt es ebenfalls einiges zu beachten. So ist es etwa wichtig, dass die (Sicherheits-)Regeln eingehalten werden, die seitens der IT-Abteilung aufgestellt worden sind. Sollten Sie auf einen digitalen Helfer stoßen, der wirklich nützlich ist – vielleicht sogar für das gesamte Unternehmen – sollten Sie sich nicht scheuen, der hauseigenen IT einen Vorschlag diesbezüglich zu unterbreiten. Grundsätzlich gilt aber immer noch die alte Regel: Weniger ist mehr. Nicht selten lässt sich auf diese Weise unter anderem eine doppelte Datenhaltung oder Schnittstellenproblematik zwischen den verschiedenen Tools auf einem niedrigen Niveau halten. Und zu guter Letzt sei gesagt, das regelmäßiges Ausmisten nicht nur von Daten, sondern auch von Apps und Programmen eine gute Wahl ist, den virtuellen Schreibtisch sauber zu halten.

To do or not do do – das ist hier die Frage

Die Vorteile von To-do-Listen sind inzwischen hinreichend bekannt: Die Aufgaben des Tages werden notiert, sortiert, erledigt und abgehakt. Auch dieses bewährte Prinzip lässt sich allerdings mit wenigen Kniffen auf ein noch höheres Level heben – etwa mit der 1-3-5-Regel. Dabei werden eine große, drei mittlere und fünf kleine Aufgaben definiert, die es zu erledigen gilt. Damit haken Sie jeden Tag neun Punkte ab und verhindern, dass ständig ausgerechnet die großen Aufgaben liegen bleiben. Dabei sollten To-dos nur einmal verschoben werden – alles andere führt zu nichts. Wenn Sie merken, dass Sie bei einer Aufgabe nicht vorankommen, machen Sie sich klar, woran das liegt – und fragen Sie im Zweifel nach fachkundiger Hilfe. Ihre Listen sollten Sie immer schon einen Tag im Voraus anlegen und gut sichtbar auf dem Schreibtisch platzieren. Dass der Arbeitsplatz aufgeräumt und gut sortiert sein sollte, damit die Arbeit Spaß macht und man nicht erst nach Unterlagen oder Informationen suchen muss, wenn man etwas braucht, versteht sich an dieser Stelle von selbst.

Wer lästige Zeitfresser ausschalten und sinnvolle Prioritäten setzen will, sollte zudem auch Not-to-do-Listen führen. Diese definieren unter anderem, für was Sie verantwortlich sind – und wofür eben nicht. Insbesondere in Zeiten, in denen viele Prozesse die Arbeitsabläufe fest und starr definieren, dienen solche Listen auch dem Selbstschutz, weil man ansonsten schnell zum Mann oder zur Frau für alle Fälle wird, wenn man es nicht gelernt hat, auch mal „Nein“ zu sagen. Wichtig hierbei ist, konsequent und sachlich zu bleiben. Es wird wie ein Bumerang zu Ihnen zurückkommen, wenn Sie sich eine Begründung „aus den Fingern“ saugen, warum etwas nicht umgesetzt werden soll oder abgelehnt wird. Stattdessen sollten Sie lernen, die wirklich wichtigen Fakten zusammenzutragen, und auf dieser Basis eine freundliche, aber bestimmte Ablehnung zu formulieren.

Über den Autor

Oliver Meinecke ist IT-Projektmanager mit dem Schwerpunkt SAP und technische Komponenten. Er gilt als einer der führenden Experten im Umgang mit dem SAP Solution Manager und als Profi rund um die Themen Digitalisierung, IT-Intelligenz, IT-Aktualität, IT-Effizienz, Optimierung der Infrastruktur und Homeoffice. Seine Auftraggeber sind mittelständische Unternehmen und Konzerne, die komplexe, dezentrale Projekte mit internationalen und interkulturell besetzten Projektteams steuern und erfolgreich abschließen möchten. Oliver Meinecke trimmt Strukturen auf maximale Effizienz, indem er Prozesse, Datenbestände und IT-Strukturen radikal vereinfacht und reduziert. Dabei ist er ein herausragender Kommunikator, der IT und Menschen technisch und praktisch verbindet. Sein Ziel: Unternehmen in ihrer IT-Struktur autark, weniger krisenanfällig und selbstbestimmt machen, sie zu IT-Leadership-Exzellenz führen. Sein IT-Wissen gibt Oliver Meinecke regelmäßig in Podcasts, Whitepapern und Fachpublikationen weiter.

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Große Auszeichnung für den IT-Experten Oliver Meinecke aus Friedewald (Landkreis Hersfeld-Rotenburg). Er wurde kürzlich als neues Mitglied in die Expertengemeinschaft „Best99 Premium Experts“ aufgenommen. Darüber hinaus sprach der Familienvater im OSTHESSEN|NEWS-Gespräch über die Entwicklung der IT-Branche und die Veränderungen, die durch die Corona-Pandemie auf dem IT-Sektor eingetreten sind.

„Natürlich ist es eine Anerkennung solch ein Prädikat zu erhalten. Allerdings darf man sich auf diesem Erfolg keinesfalls ausruhen, sondern man muss sich stetig den neusten Entwicklungen anpassen und sich selbst weiterentwickeln“, erklärt Meinecke im Gespräch mit OSTHESSEN|NEWS. Meinecke entwickelt als externer Berater für große Unternehmen deutschlandweit, sinnvolle und wichtige Fortschritte auf dem IT-Sektor. Kürzlich arbeitete er unter anderem für das Kasseler Unternehmen K+S. Derzeit ist der Friedewälder wieder einmal für den Weltkonzern SAP aus Walldorf (Baden-Württemberg) tätig und unterstützt dessen Kunden auf dem Weg in die Cloud. Als sogenannter Client Delivery Manager ist er der verlängerte Arm von international aufgestellten Kunden, koordiniert und verantwortet interne Prozesse und sorgt auf beiden Seiten für ein Win-Win-Verhältnis.

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Datenmanagement schützt vor Datenchaos im Unternehmen!

Daten sind das Gold des 21. Jahrhunderts. Der Weg von der reinen Erhebung von Informationen bis hin zu verwertbaren und aussagekräftigen Datensammlungen ist allerdings komplex: Daten müssen konsequent sortiert, kombiniert und sinnvoll aufbereitet werden, wenn sie tatsächlich einen Wert haben sollen. Gut gepflegt sind sie für jedes Unternehmen bares Geld wert: Sie beschleunigen die firmeneigene Digitalisierung, erhöhen die Messbarkeit der Prozesse und bilden die Grundlage digitaler Geschäftsmodelle. Firmen, die ihre gesammelten Informationen nicht fachkundig managen, dürfen sich dagegen nicht wundern, wenn sie im Datenchaos versinken – und das kann teuer werden.

Daten sind der Rohstoff der digitalen Wirtschaft

In vielen Unternehmen stößt das Thema Datenpflege auf wenig Gegenliebe. Oftmals findet nur ein Minimum an digitaler Ordnung statt, bei dem lediglich die wichtigsten Daten festgehalten werden. Der Rest findet allenfalls sporadisch Beachtung oder wird gleich ganz ignoriert. Dabei sind Daten der Rohstoff der digitalen Wirtschaft: Als Produktionsfaktor für digitale Güter und Services sind sie ein unverzichtbares Geschäftskapital.

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Der Friedewalder IT- und SAP-Experte Oliver Meinecke wurde als neues Mitglied in die Expertengemeinschaft „Best99 Premium Experts“ aufgenommen. Die Expertengemeinschaft setzt als einzige im deutschsprachigen Raum rund 20 Qualifikationskriterien voraus, bevor ein Mitglied in den auf 99 Personen begrenzten Kreis aufgenommen wird. Neben Fachexperten und Persönlichkeiten aus der Wirtschaft können auch Kulturschaffende, Autoren, Wissenschaftler und Personen des öffentlichen Lebens in die Expertengemeinschaft aufgenommen werden. Sie sollen in der Expertengemeinschaft einen interdisziplinären, intellektuellen und kontroversen Diskurs genauso ermöglichen wie einen fachlichen Austausch unter Wirtschaftsakteuren, die sich besonders hohe Qualifikationsstandards auf die Fahnen schreiben. Für die Aufnahme in die Expertengemeinschaft gelten insbesondere für Berater und Management-Trainer hohe und objektiv nachvollziehbare Hürden.

„Oliver Meinecke versteht es wie kein Zweiter, IT-Projekte erfolgreich zu gestalten, gerade in komplexen internationalen Teams, in denen interkulturell zusammengearbeitet werden muss. Dabei macht er IT verständlich und einfach für die Anwender. Er reduziert Komplexität – technologisch und prozessual. Sein Ziel ist, Unternehmen autonom in der Entscheidung und autark von externen Faktoren zu machen, damit wirtschaftlich neue Spielräume entstehen können“, ehrt Falk S. Al-Omary den IT-Projektmanager. Al-Omary hat die Expertengemeinschaft Best99 ins Leben gerufen und entwickelt diese ständig weiter.

„Mit Oliver Meinecke haben wir eine Persönlichkeit gewonnen, die sich international einen Namen gemacht hat und die sowohl über einmalige Erfahrungen als auch eine herausragende Expertise verfügt. Seine Gedanken zum Thema Digitalisierung sind mehr als bloße Impulse. Sie haben die Kraft, Unternehmen nachhaltig zu verändern. Gerne und mit Stolz haben wir Oliver Meinecke deswegen das Gütesiegel ‚Best99 Premium Expert‘ verliehen“, erklärt Falk S. Al-Omary.

Neben der Auszeichnung als „Best99 Premium Expert“ wird Oliver Meinecke zukünftig regelmäßig auf der Plattform www.chefsache24.de publizieren. „Wir legen Wert darauf, dass unsere Mitglieder ihre besondere Expertise teilen und mit ihrem Wissen die Best99-Expertengemeinschaft zu einem führenden Think Tank für Business-Wissen, Management, Karriere und Führung entwickeln“, so Al-Omary. Alle Experten, die mit dem Qualitätssiegel „Best99 Premium Expert“ ausgezeichnet sind, stehen auch als Vortragsredner, Trainer, Berater oder Mentor zur Verfügung. „Wissensvermittlung braucht objektive Qualität, persönliches Format, nachgewiesene Fach- und Methodenkompetenz sowie langjährige praktische Erfahrung. Das alles zusammen macht einen echten Experten aus.“

Mehr über den IT- und SAP-Experten Oliver Meinecke, die Themen IT-Projektmanagement, Digitalisierung und IT-Autarkie gibt es unter www.sowacon.de. Mehr zur Best99-Expertengemeinschaft, zur Mitgliedschaft, den anspruchsvollen Aufnahmekriterien und zu anderen „Best99 Premium Experts“ sowie jede Menge Expertenwissen gibt es unter www.chefsache24.de.

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Die Wirtschaft befindet sich in einem nie dagewesenen Umbruch: In fast allen Branchen verändern sich Märkte und Rahmenbedingungen, brechen Kunden weg oder verändern sich Liefer- und Prozessketten. Der Wandel ist brutal und allgegenwärtig. Die Ansprüche an Führung wachsen so rapide. Unternehmen, denen es jetzt an starken Führungspersönlichkeiten fehlt, werden zwangsläufig vom Markt verschwinden. Was aber unterscheidet einen guten „Leader“ von einem schlechten „Leader“? Gute Führung braucht persönliche Autorität, die Bereitschaft, permanente Veränderung auch innerhalb der eigenen Organisation zuzulassen und die Fähigkeit, in der damit verbunden Unsicherheit Ziele anzusteuern und zu erreichen, weiß Leadership- und Projektmanagement-Experte Ronald Hanisch.

„Es ist offensichtlich, dass der Wandel, in dem sich unsere Welt ohnehin permanent befindet, in der jetzigen Krise noch dynamischer und damit für die Verantwortungsträger anspruchsvoller geworden ist. Führungsaufgaben, daran gibt es keinen Zweifel, sind komplexer geworden“, so Ronald Hanisch, Bestsellerautor und gefragter Referent in Sachen Business, Erfolg und Leadership. „Was Unternehmen und Organisationen jetzt brauchen, sind Leader, die in der Lage sind, mit diesen Veränderungen kreativ umzugehen, sie aber auch frühzeitig zu erahnen und vorauszusehen. Die Gabe des Antizipierens, eine Art „Predictive Leadership“ ist notwendig. Führungskräfte benötigen ein spezielles Leadership-Bewusstsein, um das Schiff auch in turbulenten Zeiten in unruhiger See und bei wechselnden Winden auf Kurs zu halten.“

Das alles sei aber kein Hexenwerk. „Bisher galten Planung, Analyse und Überwachung als zentrale Aufgaben einer Führungskraft. In Zeiten des steten Wandels werden diese Kompetenzen allerdings immer entbehrlicher“, so Hanisch. Seine Begründung ist radikal: „Die unberechenbaren Umfelder, in denen Unternehmen agieren, lassen sich kaum noch materiell kontrollieren“, so der Leadership-Experte, der wegen seines ganzheitlichen Ansatzes in Fachkreisen als „Projekt-Doktor“ weiterempfohlen wird. Aus diesem Grund werde in Zukunft die Fähigkeit, sich an Veränderungen anpassen zu können, eine herausragende Bedeutung erhalten.

Unternehmen, die sich zukunftsfähig aufstellen wollen, brauchen demnach Führungskräfte, die gezielt ausgebildet und auf die Übernahme von Führung vorbereitet wurden. „Nur so kann Leadership-Bewusstsein entstehen“, hebt Ronald Hanisch hervor. Die dafür erforderlichen Kompetenzen – die Fähigkeit, Änderungsprozesse zu steuern, Innovation und Kreativität zu fördern, um Teamfähigkeit, die Fähigkeit, Erkenntnisse auf ihren Wert und Beitrag zur Zielerreichung abzuwägen, sowie verschiedene kommunikative Methoden und Stilmittel – müssten bewusst entwickelt werden. „Ein Leader von morgen ist sich seiner Rolle bewusst, nimmt sich die Zeit, seine Ziele zu prüfen, bevor er handelt, traut seinem Team Problemlösung und Zielerreichung zu und umgibt sich mit den am besten dafür geeigneten Personen. Er pflegt diese Fähigkeiten und ist bereit, diese permanent weiterzuentwickeln“, weiß Hanisch aus seiner umfangreichen Projektpraxis in Konzernen.

„Das klassische Projektmanagement mit seinen Tools und das typische Leadership-Anforderungsprofil werden sich wandeln müssen“, so Hanisch abschließend. Das alte Wissen sei allenfalls die Pflicht. Die Kür aber entscheide über Erfolg und Misserfolg. Und die Kür sind Anpassungs- und Wandlungsfähigkeit.

Weitere Informationen über den „Projekt-Doktor“ Ronald Hanisch, Ausschnitte aus seinen Keynotes, Impulse rund um die Themen Führung und Projektmanagement sowie jede Menge Hintergründe gibt es unter www.ronaldhanisch.com.

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Ordnung ist das halbe Leben – diesen Spruch kennen viele, und das nicht nur aus Schultagen. Was für einige nur eine Phrase ist, ist in Wahrheit mehr: Es handelt sich um ein System, mit dem die wichtigste Grundlage für strukturiertes Arbeiten geschaffen wird. Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt im Vergleich zu einem chaotischen für bessere Leistung – so viel steht fest. In der EDV und am virtuellen Arbeitsplatz gelten die gleichen Spielregeln. Verwaltungssysteme bieten Struktur und stellen auf diese Art die Ordnung her. Fehlen sie, nimmt das digitale Chaos seinen Lauf.

Der Digitalverband Bitkom[1] hat es in einer Studie belegt: Heute nutzt fast jeder zweite Mitarbeiter die EDV, Tendenz weiter steigend. Die Herausforderung durch die digitale Welt nimmt daher zu. An dieser Stelle sind sich Experten einig: Verwaltungssysteme sind in der Lage, durch ihre Ordnung gebende Struktur die Effizienz zu steigern. Für die integrierten Prozesse gilt das Gleiche: Sie sollen schlank und effizient sein. Es ist so wie bei dem aufgeräumten Arbeitsplatz: Alles ist klar zu erkennen und leicht zu leben. Angenommen, jeder Mitarbeiter verschwendet an jedem Arbeitstag rund 15 Minuten mit der Suche nach den richtigen Dokumenten. Bei einem angenommenen Stundenlohn von 50 Euro summiert sich die Suche damit innerhalb eines Arbeitsjahres schon bei einem einzigen Arbeitnehmer auf rund 2.500 Euro, die deutlich sinnvoller investiert werden könnten. Hinzu kommt, dass schon kurze Ablenkungen und Konzentrationspausen von weniger als fünf Sekunden die Wahrscheinlichkeit verdreifachen, beim Fortführen der Arbeit Fehler zu begehen. Außerdem dauert es nach jeder Arbeitsunterbrechung durchschnittlich etwa 20 Minuten, bis man wieder mit voller Konzentration seine Arbeit hineingefunden hat, wie eine Studie der Michigan State University[2] belegt. Wer Ordnung ins Büro-Chaos bringt, steigert also sowohl Konzentration als auch Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz.

Ordner, Textdokumente, Fotos, Screenshots: Wer es sich vermeintlich einfach machen will, speichert alles durcheinander auf dem Desktop. Dieses virtuelle Ablagesystem geht schnell und spart auf den ersten Blick Zeit. Oder etwa nicht? Der Rattenschwanz, der diesem Vorgehen anhängt, offenbart sich in den meisten Fällen erst, wenn man nach einer bestimmten Datei sucht. Wenn es dabei auch noch schnell gehen muss, gehen die Probleme richtig los. Um eine Datei zu finden, wird dann rasch die Suchfunktion bemüht. Die aber fördert beim typischen „PC-Messie“ nicht selten fünf oder sechs Dokumente zu Tage: xy_endversion, xy_endversion1, xy_final1, xy_final2_, xy_final3 und xy_final4. Dabei wird einfach viel zu viel aufgehoben und nicht der Mut aufgebracht, Dateien auch mal zu entsorgen. Anfangs sind die Müllberge noch klein – und auch die Probleme, die mit der Unordnung einhergehen. Je mehr Müll sich im Laufe der Zeit ansammelt, desto größer werden aber auch die damit verbundenen Probleme. „Wenn mir jemand sagt, dass er ein großes Problem hat, dann ist diese Person selbst schuld, denn jedes große Problem war ursprünglich mal klein“, hat Wolfgang Grupp, Geschäftsführer des Textilunternehmens Trigema, mal sehr treffend formuliert.

Computer-Messies kennen es: Lässt sich die gewünschte Datei im Datenchaos auf dem Rechner nicht mehr finden, wird kurzerhand im E-Mail-Postfach nach dem gesuchten Dokument geschaut – schließlich hatte man das doch letztens zur Durchsicht an einen Kollegen geschickt, oder nicht? Dies aber führt ebenfalls nicht zum gewünschten Ergebnis, denn hier stapeln sich nicht selten mehrere Tausend E-Mails. Wer hier nicht regelmäßig für Ordnung sorgt, ist heillos verloren. Experten empfehlen, einmal pro Woche rigoros aufzuräumen: Wichtige E-Mails werden archiviert, unwichtige oder nicht ehr aktuelle gelöscht. Eine entsprechende Erinnerung im Kalender sorgt dafür, dass die wöchentliche Aufräumaktion nicht in Vergessenheit gerät. Kalendereinträge strukturieren Aufgaben sehr gut – und sind sie dachen erstmal „aus dem Hirn“ kann man sich mit voller Power anderen Aufgaben widmen.

Auch heute noch werden Dateien zudem gern und häufig über die klassischen Ordnerstrukturen gespeichert, die als Windows-Laufwerk eingehängt sind. Diese habe zwar ebenfalls eine Suchfunktion, allerdings wird die erfahrungsgemäß nur recht selten genutzt. Externe Tools, die eine gewisse Struktur vorgeben, sind oftmals die bessere Wahl. Wissensdatenbanken oder sogenannte Wikis etwa sind browserbasiert. Ordner und Dokumente können dort übersichtlich und zentral für alle, die darauf zugreifen müssen, abgelegt werden. Änderungen, die einzelne User an den Dateien vornehmen, werden hier in Echtzeit aktualisiert. Zusätzlich gibt es gute Features, die das Arbeiten damit erleichtern. Für diese und andere Hilfsmittel wird plattfomunabhängig ein Internet-Browser wie Chrome, Firefox o.ä. verwendet. Auch IT-Legastheniker haben hier die geringsten Berührungsängste und kommen gut damit zurecht.

Neben aktuellen Ablagesystemen braucht es aber auch moderne Prozesse im Hintergrund – und keine Führungskräfte, die sich entsprechend des Mottos „Das haben wir schon immer so gemacht“ gegen Neuerungen sperren. Heutzutage ist es wichtiger denn je, Dinge, die vor kurzer Zeit noch Status quo waren, in Frage zu stellen. „Wenn ich heute eine andere Ansicht habe als gestern, ist es dann für mich nicht konsequent, meine Richtung zu ändern. Ich bin dann inkonsequent meiner Vergangenheit gegenüber, aber konsequent gegenüber der Wahrheit. Konsequenz besteht darin, dass man der Wahrheit folgt, wie man sie erkennt“, hat schon Mahatma Gandhi gesagt. Werden nicht auch die zugrundeliegenden Prozesse in eine Form gegossen, fehlt es allen an Struktur. So ist es etwa unabdingbar, dass den Abteilungen im Unternehmen klar kommuniziert wird, welche administrativen Aufgaben sie im IT-Bereich haben – und welche eben nicht. IT-Dienstleister haben es immer wieder mit absolut unsinnigen Aufgabenverteilungen zu tun, in denen einzelne Abteilungen als „Durchlauferhitzer“ fungieren, indem sie anderen Abteilungen Informationen zur Verfügung stellen, die sich diese durchaus selbst direkt an der Quelle hätten beschaffen können.

Für Unternehmen ist es heute wichtiger denn je, abteilungsübergreifend eine gewisse Ordnung herzustellen, damit der Laden läuft – das gilt auch und insbesondere für die unternehmenseigene IT. Und das ist Chefsache.

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Oliver Meinecke ist IT-Projektmanager mit dem Schwerpunkt SAP und technische Komponenten. Er gilt als einer der führenden Experten im Umgang mit dem SAP Solution Manager und als Profi rund um die Themen Digitalisierung, IT-Intelligenz, IT-Aktualität, IT-Effizienz, Optimierung der Infrastruktur und Homeoffice. Seine Auftraggeber sind mittelständische Unternehmen und Konzerne, die komplexe, dezentrale Projekte mit internationalen und interkulturell besetzten Projektteams steuern und erfolgreich abschließen möchten. Oliver Meinecke trimmt Strukturen auf maximale Effizienz, indem er Prozesse, Datenbestände und IT-Strukturen radikal vereinfacht und reduziert. Dabei ist er ein herausragender Kommunikator, der IT und Menschen technisch und praktisch verbindet. Sein Ziel: Unternehmen in ihrer IT-Struktur autark, weniger krisenanfällig und selbstbestimmt machen, sie zu IT-Leadership-Exzellenz führen. Sein IT-Wissen gibt Oliver Meinecke regelmäßig in Podcasts, Whitepapern und Fachpublikationen weiter.

Weitere Informationen unter www.sowacon.de.

[1] https://www.bitkom.org/Presse/Presseinformation/Jeder-zweite-Mitarbeiter-sitzt-am-Computer.html
[2] https://psycnet.apa.org/record/2013-00033-001

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