Erstellung eines Arbeitszeugnisses: Darauf gilt es zu achten

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Wer ein Unternehmen führt und Mitarbeiter beschäftigt, sollte sich gut mit dem Arbeitsrecht auskennen. Dies betrifft die Mitarbeiterführung in mehreren Aspekten. Zu den rechtlichen „Leitplanken“ hierbei gehört beispielsweise die Arbeitszeugnis-Erstellung. Immerhin haben Arbeitgeber die Pflicht, ein solches Zeugnis zu erstellen, sobald diese dazu aufgefordert werden. Daher ist es sinnvoll, über das nötige Know-how zu verfügen, um unnötige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden. Wie ein Arbeitszeugnis aufgebaut ist und welche rechtlichen Punkte bei der Erstellung beachtet werden müssen, lesen Sie im folgenden Artikel.

Welche Anforderungen ein Arbeitszeugnis erfüllen muss

Jeder Beschäftigte hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. So sieht es der Paragraf 109 der Gewerbeordnung vor. Arbeitgeber sind daher verpflichtet, auf Nachfrage des Arbeitnehmers ein Arbeitszeugnis zu erstellen, indem Angaben über die Tätigkeit und die Dauer des Arbeitsverhältnisses gemacht werden.

Zudem können diese Angaben mit ausführlicheren Informationen über die konkrete Leistung und das Verhalten des Arbeitnehmers erweitert werden. Für Arbeitnehmer hat ein Arbeitszeugnis einen hohen Stellenwert, denn immerhin können diese ein solches Zeugnis in ihren Bewerbungen beilegen und mit diesem ihre Kompetenzen bei zukünftigen Arbeitgebern nachweisen.

Bei der Arbeitszeugnis-Erstellung sollten jedoch bestimmte Anforderungen erfüllt werden:

• wohlwollende objektive Formulierung
• Inhalt muss der „Zeugniswahrheit“ entsprechen.
• Erstellung mit dem PC
• keine elektronische Übermittlung
• im Original unterschrieben
• lesbar
• auf Geschäftspapier gedruckt

Doch nicht immer wird Rücksicht auf alle diese Bestimmungen genommen. Insbesondere, wenn es um die Formulierung der Leistungsbeschreibungen geht. Denn eine sogenannte Geheimsprache unter Verantwortlichen („Zeugniscode“) in einem Arbeitszeugnis ist mittlerweile Gang und Gäbe unter Verantwortlichen geworden. Schließlich können diese verschlüsselten Formulierungen wichtige Informationen über die Leistungen des Arbeitnehmers liefern. Zu diesen gehören:

• „stets zur vollsten Zufriedenheit“ = sehr gut
• „stets zur vollen Zufriedenheit“ = gut
• „zur vollen Zufriedenheit“ = befriedigend

Über eine solche Bewertungsskala können demnach selbst negative Beurteilungen des Arbeitnehmers positiv formuliert werden.

Aufbau bei der Zeugnis-Anfertigung beachten

Eine weitere Herausforderung bei der Arbeitszeugnis-Erstellung betrifft neben der Formulierung der Leistungen und Tätigkeiten den Zeugnis-Aufbau. Hier ist es sinnvoll, diesen nicht willkürlich vorzunehmen, sondern sich dabei an ein weit verbreitetes Aufbauschema zu halten.

Welche Punkte genau in das Zeugnis integriert werden, ist abhängig von der Dauer und der Art der Beschäftigung des jeweiligen Arbeitnehmers. Während es bei Angestellten, die nur kurz beschäftigt waren (bis zu zwei Jahre) ausreicht, lediglich eine einseitige Bewertung zu verfassen, ist es bei langjährig Angestellten nötig, eine ausführlichere Bewertung auf mindestens zwei Seiten zu verfassen.

Man unterscheidet zudem zwischen zwei Zeugnisarten:

• einfaches Zeugnis
• qualifiziertes Zeugnis

Während bei ersterem es ausreicht, lediglich den Namen, das Geburtsdatum, die Beschäftigungsdauer, die Berufsbezeichnung und die Anschrift beider Parteien zu erwähnen, ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis wesentlich umfangreicher formuliert. Unter anderem gehören folgende Punkte in ein solches Zeugnis:

• Überschrift
• Einleitung (Angaben zum Unternehmen)
• Persönliche Daten des Arbeitnehmers
• Beschreibung der Tätigkeit
• Leistungsbeurteilung
• Arbeitsqualität
• soziales Verhalten
• Schlusssatz
• Ort und Datum
• vollständiger Name sowie Unterschrift des Zeugnisausstellers

Für Unternehmen ist es wichtig, dass diese sich möglichst an den oben genannten Aufbau bei der Zeugnis-Erstellung halten. Zwar sind kleine Änderungen nicht weiter schlimm. Werden jedoch mehrere Punkte ausgelassen, macht dies keinen positiven Eindruck vom jeweiligen Unternehmen. Denn dies wirkt nicht nur unprofessionell, sondern lässt zudem an der Wertschätzung des Unternehmens gegenüber den Mitarbeitern zweifeln.

Für die Arbeitszeugnis-Erstellung Experten beauftragen

Das Arbeitszeugnis ist ein wichtiger Punkt im Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Für die dessen Erstellung sind viele Punkte zu beachten. Zudem ist die Arbeitszeugnis-Erstellung häufig besonders zeitintensiv, da meist mehrere Abteilungen involviert sind. Daher sollten Verantwortliche auf spezielle Hilfsmittel bei der Zeugnis-Erstellung setzen. Zu diesen gehört der Zeugnis-Manager von Haufe. Ob Abschlusszeugnis oder Zwischenzeugnis: Mit diesem können Arbeitszeugnisse anhand von Textbausteinen schnell und zudem rechtssicher erstellt werden.

Ein Arbeitszeugnis zu erstellen ist kein Hexenwerk. Mit diesen einfachen Tipps gelingt es ohne Probleme.